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Einwilligung zur Teilnahme an zoom-Meetings

Wer wir sind

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

die erfahrungsexpert*innen gUG (haftungsbeschränkt)
(ehem. die erfahrungsexperten gUG)
Vertreten durch: Annegret Corsing
Prenzlauer Allee 186
10405 Berlin

Auszug aus unserer Datenschutzerklärung

(Die vollständige Fassung unserer Datenschutzerklärung findest du hier.)

Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare via „zoom“

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder  Online-Seminare (nachfolgend: „Online-Meetings“) durchzuführen . „zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den USA.

Verantwortliche*r

Verantwortliche für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist: die erfahrungsexpert*innen gUG (haftungsbeschränkt) (ehem. erfahrungsexperten gUG)

Hinweis: Soweit du die Internetseite von „zoom“ aufrufst, ist der Anbieter von „zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „zoom“ herunterzuladen. Du kannst „zoom“ auch nutzen, wenn du die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „zoom“-App eingibst.
Wenn du die „zoom“-App nicht nutzen möchtest oder kannst, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die du ebenfalls auf der Website von „Zoom“ findest.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum*zur Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Die von die gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „zoom“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, ist es erforderlich, zumindest Angaben zu deinem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir die das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir zudem in der „zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminare-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn du bei „zoom“ als Benutzer*in registriert bist, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei „zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der gUG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kund*innen, Interessent*innen oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger*innen: Der Anbieter von „zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Deine Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Sperre, Löschung und Widerspruch

Du habst das Recht, jederzeit Auskunft über deine bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso hast du das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder, abgesehen von der vorgeschriebenen Datenspeicherung zur Geschäftsabwicklung, Löschung deiner personenbezogenen Daten. Bitte wende dich sich dazu an uns per Email oder Telefon.

Damit eine Sperre von Daten jederzeit berücksichtigt werden kann, müssen diese Daten zu Kontrollzwecken in einer Sperrdatei vorgehalten werden. Du kannst auch die Löschung der Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Archivierungsverpflichtung besteht. Soweit eine solche Verpflichtung besteht, sperren wir deine Daten auf Wunsch.

Du kannst Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.